Comment opérer une déclaration

La restitution n'est pas possible pour les appareils avec une cotisation administrative (produits professionnels)!

Vous devez introduire une demande par écrit à Recupel au département Declarations & Control (fax : 02 706.86.80)
-          La déclaration des appareils dans la colonne 'mis sur le marché' comprend l'ensemble des appareils produits et importés à destination du marché belge.
Dans la plupart des cas, il est possible de se baser sur les factures de vente ou sur les mouvements de stock, même s‘il faut tenir compte de différents cas dans lesquels les biens doivent être rapportés alors qu'ils n'ont pas fait l'objet d'une facture de vente (p.ex. biens destinés à l'usage propre et activés au bilan de la société).
-          La deuxième colonne du formulaire de déclaration contient le nombre d'appareils qui donnent droit à de la restitution que ce
o   soit sur la base d'une exportation
o   ou parce que les biens ont été renvoyés au fournisseur étranger,
o   ou encore parce que les biens ont été vendus avec de la TVA étrangère, ...
Plus d'information
Pour toutes les catégories de produits professionnels (autres que domestiques) la déclaration doit contenir non seulement le nombre des appareils mis sur le marché Belge mais également le poids de ceux-ci. La restitution n'est pas applicable pour les appareils avec une cotisation administrative (produits professionnels)!

Si le membre a adhéré à différents secteurs Recupel, il ne peut en aucun cas opérer de compensations entre les montants dont il est redevable dans un secteur avec un montant débiteur qu'il aurait dans un autre secteur.

Les différents secteurs bénéficient en effet d'une personnalité juridique distincte (avec leur propre numéro de TVA, leur propre comptabilité, etc.). Par conséquent, il n'est pas possible d'opérer de compensation entre les créances et les dettes des différentes entités.

Si vous vous êtes trompés dans une de vos déclarations, tant au niveau des biens mis sur le marché qu'au niveau de votre demande de restitution, ceci peut être corrigé.
-          Si l'erreur que vous devez corriger a eu lieu dans une des déclarations mensuelles/trimestrielles de l'année calendrier en cours, la correction peut s'opérer par le biais du formulaire électronique de déclaration.
-          Lorsque l'erreur concerne une année calendrier précédente et que vous n'avez pas encore déposé votre état récapitulatif annuel, la correction peut être opérée par ce biais-là.
-          Dans les autres cas, nous vous invitons à prendre contact avec Recupel, afin que nous déterminions ensemble si une correction est encore possible et si tel est le cas, de quelle manière elle doit s'opérer.
La restitution n'est pas applicable pour les appareils avec une cotisation administrative!

Correction d'une déclaration effectuée mais pas encore facturée par Recupel :
-          il vous convient de modifier les quantités introduites par des nouvelles quantités par le biais du formulaire électronique de déclaration
Correction d'une déclaration de l'année calendrier en cours, déjà facturée par Recupel :
-          dans la prochaine déclaration périodique, vous déduirez la correction à effectuer des quantités à déclarer pour la période par le biais du formulaire électronique de déclaration
Correction d'une déclaration d'une année précédente, déjà facturée par Recupel :
-          si vous n'avez pas encore déposé votre état récapitulatif annuel, la correction peut être opérée par ce biais-là
si vous avez déjà déposé tous vos états récapitulatifs annuels, nous vous invitons à prendre contact avec Recupel, afin que nous déterminions ensemble si une correction est encore possible et si tel est le cas, de quelle manière elle doit s'opérer.

En principe, toutes les déclarations sont introduites par l'importateur ou le producteur lui-même.

L'importateur peut cependant mandater un ou plusieurs fournisseurs étrangers afin de remplir son obligation de déclaration, relativement aux biens livrés par le fournisseur en question.

Par rapport aux autres biens, il est toujours tenu d'introduire lui-même toutes les déclarations.

Non. Si un grossiste ou un détaillant paie des cotisations à son fournisseur belge, il ne doit pas les déclarer à Recupel :
il revient à l'importateur ou au producteur de le faire.

Cela n'empêche pas pour autant que ce commerçant puisse être un importateur pour d'autres appareils soumis à la cotisation Recupel qu'il devra, dans ce cas, déclarer.

Les déclarations trimestrielles (mensuelles) doivent être faites avant le 20ème jour suivant la fin du trimestre (du mois) auquel se rapporte la déclaration.

Trimestriellement, avant le 20ème jour suivant la fin d'un trimestre, vous transmettez à Recupel le formulaire de déclaration portant sur les biens qui ont été mis sur le marché au cours du trimestre précédent. Vous pouvez encore opter pour une déclaration mensuelle. Cette possibilité d'opter pour une déclaration mensuelle est unique et le choix doit être fait avant la première déclaration. Ce choix est irrévocable.

Si vous vous êtes affilié tardivement, n'oubliez pas de faire votre déclaration afin de payer la cotisation Recupel rétroactive.

Les déclarations trimestrielles (mensuelles) doivent être faites avant le 20ème jour suivant la fin du trimestre (du mois) auquel se rapporte la déclaration.

Lorsque vous adhérez pour la première fois à Recupel, nous activons automatiquement le système de déclaration trimestrielle. Cependant vous pouvez toujours opter pour déposer malgré tout des déclarations mensuelles. Néanmoins, dans ce cas, il convient de déposer ses déclarations de façon électronique. Vous devez introduire une demande par écrit à Recupel au département Declarations & Control (fax : 02 706.86.80)

Le 13e mois (=CO) ou la 13e case dans la déclaration électronique est l'endroit où peuvent être apportées les corrections à la suite d'un contrôle. Ce 13e mois (=CO) n'a pas exclusivement trait aux 12 mois précédents, mais peut également concerner les années antérieures remontant jusqu'au 1er juillet 2001.

Le 14e mois (=JJ) est destiné aux corrections effectuées via l'état récapitulatif annuel.

Oui, l'absence de relevé récapitulatif annuel est sanctionné par une amende égale à 10% du montant total repris dans le relevé récapitulatif annuel (tenant éventuellement compte des corrections qui seraient consécutives à un contrôle) avec un montant minimum de 50 EUR par relevé récapitulatif annuel (ceci, par Organisme de Gestion et par an).

Vous remplissez votre formulaire de déclaration de préférence à l'aide du formulaire de déclaration électronique.

Vous recevez, pour ce faire, un nom d'utilisateur et un mot de passe lors de la conclusion d'une Convention d'adhésion.

L'introduction d'une déclaration électronique permet un traitement automatique de cette déclaration, ce qui limite à un minimum le risque d'erreurs.

Vous pouvez toutefois rentrer votre déclaration également par la poste, par fax ou par e-mail. Un formulaire est mis à votre disposition sur simple demande auprès du Département Declarations & Control (fax 02 706 86 80). Dans ce cas, une participation aux frais administratifs s'élevant à 1,50 EUR hors TVA pourrait vous être comptée

Lorsqu'une entreprise est affiliée pour plusieurs groupes de produits, une déclaration globale doit être introduite pour les différents groupes de produits.

Un cumul ou une compensation ne sont pas possibles entre les différents groupes de produits.

Si toutefois vous introduisez vos déclarations par voie électronique, le formulaire de déclaration globale pour les différents groupes de produits s'affiche sur une page lors de l'ouverture de session.
Ainsi, la déclaration pour les différents groupes de produits peut être remplie en même temps et en une seule manipulation.
L'asbl Recupel émettra une facture globale pour les différents groupes de produits déclarés.

Veuillez noter qu'il est possible d'encore adapter la déclaration non facturée.

Vous remplissez votre formulaire de déclaration de préférence à l'aide du formulaire de déclaration électronique.

Vous recevez, pour ce faire, un nom d'utilisateur et un mot de passe lors de la conclusion d'une Convention d'adhésion.

L'introduction d'une déclaration électronique permet un traitement automatique de cette déclaration, ce qui limite à un minimum le risque d'erreurs.

Vous pouvez toutefois rentrer votre déclaration également par la poste, par fax ou par e-mail. Un formulaire est mis à votre disposition sur simple demande auprès du Département Declarations & Control (fax 02 706 86 80). Dans ce cas, une participation aux frais administratifs s'élevant à 1,50 EUR hors TVA pourrait vous être comptée.

Lorsque vous introduisez tardivement vos déclarations, un système de déclaration / paiement forfaitaire s'applique.
Les Cocontractants sont toujours tenus de respecter les règles applicables en matière de déclarations.
Recupel tient à placer l'ensemble de ses Cocontractants sur le même pied en leur facturant des montants calculés sur les mêmes critères.


Lorsque vous n'avez pas encore introduit de déclaration le dernier jour du mois qui suit le mois ou le trimestre en cause (selon que vous soyez un déclarant mensuel ou trimestriel), Recupel préparera une déclaration forfaitaire en remplacement de la déclaration non-introduite.

Les quantités reprises dans cette déclaration sont calculées en tenant compte de la moyenne des trois dernières déclarations mensuelles ou de la dernière déclaration trimestrielle déposées par le Cocontractant.
La déclaration est reprise sur le site internet de Recupel, comme toute autre déclaration. Un email est toutefois adressé à l'adresse reprise sur votre fiche d'identification.
Vous pouvez alors modifier cette proposition de déclaration forfaitaire avant le 20 du mois.
Le 21, une facture est générée soit sur la base de la déclaration forfaitaire, soit sur la base des données telles que modifiées par vos soins.
Elle mentionne un délai de paiement de 10 jours.
Ce délai de 10 jours signifie, au final, que vous devrez payer cette facture dans le même délai qu'un Contractant qui a rempli sa déclaration dans les délais.

Si vous n'apportez pas de changements à la déclaration forfaitaire qui est proposée, la facture que vous recevrez sera fonction de ce montant, majoré d'une amende de 25%.
Nous ne pouvons que vous conseiller d'introduire vos déclarations dans les temps.
Les membres affiliés trouveront une note explicative sur la page départ dans Déclarations.

Si vous n'avez pas encore introduit de déclarations préalablement, Recupel peut établir une proposition forfaitaire de déclarations. Recupel peut établir cette proposition forfaitaire en fonction du nombre de produits mis sur le marché par le Co-contractant, qu'elle peut présumer pour la période concernée et en fonction des éléments les plus disponibles dont elle dispose (par ex. Déclaration TVA, chiffres d'affaires, etc...).

Si vous n'avez introduit qu'une ou deux déclarations, les quantités de la proposition forfaitaire de déclaration seront calculées en fonction de ces déclarations.

Déclaration

Un fournisseur étranger, établi dans un pays de l'EEE, peut s'affilier auprès de Recupel pour reprendre les obligations de ses clients belges découlant de la convention d'adhésion.

Bien que cela entraîne des obligations administratives pour le fournisseur étranger (celui-ci devra inclure des cotisations Recupel sur ses factures de ventes auprès de sa clientèle belge et devra soumettre des déclarations à Recupel), il peut s'agir d'une décision intéressante d'un point de vue commercial.

Dans certains cas, un fournisseur étranger pourrait subir des désavantages concurrentiels, puisqu'il fournit des marchandises depuis l'étranger, et oblige ainsi ses clients belges de déclarer les appareils électriques ou électroniques importés.

Toutefois, un fournisseur étranger ne peut pas tout simplement envoyer des déclarations spontanément et imputer des cotisations Recupel à ses clients belges.
Pour ce faire, il doit être mandaté par ses clients.
Recupel met à disposition un formulaire prévu à cet effet.

Mandat pour un fournisseur étranger

Les fournisseurs étrangers n'ont, en principe, pas d'obligations à l'égard de Recupel.

Leurs clients belges qui importent des appareils électriques ou électroniques sont tenus de satisfaire à l'obligation de reprise.
Pour ce faire, ils peuvent adhérer à Recupel.

Si un fournisseur étranger est prêt à adhérer à Recupel, il doit être mandaté par ses clients belges afin de reprendre leurs obligations en matière de déclarations Recupel.

Ce fournisseur étranger doit toutefois être établi dans un état membre de l'EEE.

• l'état récapitulatif annuel doit être introduit en reprenant un détail, par client belge, des quantités mises sur le marchés (subdivisé selon les catégories de produits, comme prévu par le formulaire de déclaration);
• chaque année, il y a lieu de dresser une liste des clients à propos desquels les obligations déclaratives ont été reprises (avec comme indications minimum le nom, l'adresse, le numéro de TVA);
• le fournisseur étranger doit informer son cocontractant du fait que ce dernier reste solidairement tenu au paiement des cotisations Recupel dès lors que le fournisseur étranger n'exécute pas correctement ses obligations à l'égard de Recupel.

L'état récapitulatif annuel doit être approuvé et signé par le commissaire de la société.

En l'absence de commissaire, vous pouvez faire appel à un réviseur d'entreprise ou un comptable externe.

L'état récapitulatif annuel d'un fournisseur étranger doit être introduit avec un détail, par client belge, des quantités mises sur le marché (subdivisé en catégories de produits, comme prévu par le formulaire de déclaration).

Ceci doit permettre le recouvrement auprès des Cocontractants dès lors que le fournisseur étranger ne remplit pas correctement ses obligations et / ou de permettre l'exercice de contrôles croisés au niveau des quantités déclarées.

• l'importateur et le fournisseur étranger doivent avoir signé une Convention d'Adhésion;
• un mandat, dénommé 'communication de l'existence d'un fournisseur étranger' doit être signé - lien vers mandat fournisseurs étrangers;
• le mandant doit, pour pouvoir bénéficier d'une exemption des formalités déclaratives (mandat sans déclaration, par opposition au mandat avec déclaration), confirmer par écrit qu'il n'a pas d'autres fournisseurs étrangers / qu'il ne réalise pas d'autres importation.

Les co-contractants restent les responsables ultimes de l'exactitude des déclarations et ceci est également le cas lorsqu'ils donnent mandat à un tiers pour remplir les formalités déclaratives et pour effectuer les paiements.

Lorsque le fournisseur étranger ne respecte pas ses obligations à l'égard de Recupel, Recupel s'adressera aux co-contractants pour obtenir le paiement des Cotisations Recupel, ceci même lorsque le fournisseur étranger a déjà repris ces cotisations sur les factures.

Ceci n'empêche pas les membres d'agir en justice à l'égard de leurs mandataires négligents.

Recupel est contractuellement tenue de traiter de manière confidentielle toutes les informations financières ou commerciales dont elle a connaissance en raison de l'exécution de la Convention d'adhésion.

Cette obligation ne porte cependant pas préjudice à l'obligation d'information de Recupel en vertu d'une quelconque disposition légale ou de conventions environnementales.

Non. Recupel s'engage à conserver la confidentialité absolue des informations financières et commerciales dont elle a eu connaissance directement ou indirectement.

Cette obligation de confidentialité n'est pas en contradiction avec l'obligation d'information que l'organisme de gestion a en vertu de lois, dispositions réglementaires ou conventions environnementales.

Recupel ne divulgue aucune information relative au nombre d'appareils mis sur le marché par une entreprise particulière.

Recupel peut néanmoins signaler si une entreprise est affiliée mais ne peut fournir des informations supplémentaires.

L'un des objectifs de l'état récapitulatif annuel est que vous contrôliez vous-même rigoureusement vos déclarations à Recupel.

Recupel procède cependant également au contrôle de l'introduction des déclarations.

Comment remplir l'état récapitulatif annuel?

L'Organisme de Gestion exerce des contrôles pour vérifier l'exactitude des données fournies par le biais des déclarations.

Les autorités de contrôle s'attendent également à ce que Recupel organise des contrôles.

Ces contrôles sont exercés par des préposés de l'ASBL Recupel ou des tiers désignés par ceux-ci.
Ces personnes sont liées à l'Organisme de Gestion par une clause de confidentialité.

Afin de garantir cette confidentialité, des procédures strictes sont mises en place afin de s'assurer que l'information que vous donnez à l'occasion d'un contrôle ne puisse tomber dans de mauvaises mains (voir chez des entreprises concurrentes).

L'objectif est d'exercer des contrôles chez les membres afin de vérifier l'exactitude de leurs déclarations ainsi que la manière selon laquelle les opérations sont déclarées.
En plus, il est également vérifié si la réglementation est correctement respectée (liste des appareils bien appliquée, obligation de reprise,...).

Les contrôles s'opèrent, en principe, tous les trois ans.
Exceptionnellement et en cas de besoin, des contrôles intercalaires peuvent être opérés.

Les contrôles liés à la restitution des cotisations Recupel sont réalisés de manière régulière.

Compte tenu du fait que le contrôle a, avant tout, comme objectif de vérifier l'exactitude des déclarations, il est important que, pendant le contrôle la procédure de déclaration puisse être expliquée en détail (de façon électronique ou à l'aide de documents).

Le contrôle des codes qui sont donnés aux AEE par le système administratif est également important puisque ceux-ci influent très souvent sur l'exactitude des déclarations introduites.

Les données qui sont demandées dans le cadre d'un contrôle doivent bien entendu être pertinentes dans l'intérêt du contrôle du respect de l'obligation de reprise et ne doivent pas sortir de ce cadre.

Le contrôle peut avoir lieu dans les locaux du Cocontractant ou être réalisé à distance.

Non, le Cocontractant ne peut refuser un contrôle.

Vous pouvez demander à ce que les déclarations ne soient pas emportées par les préposés de l'ASBL Recupel ou par les tiers qu'elle a désignés (autre qu'un réviseur d'entreprise agréé).

Dans ce cas, le contrôle sera exercé par un réviseur d'entreprise agréé par Recupel.
Dans cette hypothèse, les coûts du contrôle seront facturés.
Recupel refacture les coûts portés en compte par le réviseur d'entreprise, majorés de 10% pour couvrir ses coûts administratifs.

Il est important de noter qu'il n'est pas nécessaire de demander que le contrôle soit exercé par un réviseur d'entreprise pour des raisons de confidentialité.
Toute personne qui effectue des contrôles est tenue par une clause de confidentialité.

Les contrôles sont exercés au siège social de la société ou chez son comptable, là où les documents sont supposés être conservés.

Lorsque tel n'est pas le cas, donc lorsque les documents nécessaires se trouvent ailleurs (p.ex. au siège administratif), le contrôle est exercé à cet endroit.

Lorsqu'un mandat a été donné, les contrôles s'exercent aussi bien chez le mandant que chez le mandataire.
Dans tous les cas, il est important que la personne de contact, en charge des déclarations soit présente.

Les coûts de ces contrôles sont à charge de l'Organisme de Gestion sauf dans les cas suivants:

• Lorsque les cotisations Recupel dues, calculées sur la base de l'échantillonnage effectué, dépassent de 10% ou plus le total des cotisations Recupel déclarées pour la période contrôlée ;
• Lorsque le Cocontractant ne collabore pas, après deux demandes (adressées par recommandé) à un contrôle réalisé à distance, de sorte qu'un contrôle sur place doit être réalisé ;
• Lorsque le contrôle sur place convenu entre l'Organisme de Gestion et le Cocontractant ne peut avoir lieu compte tenu de circonstances imputables au Cocontractant (par exemple, absence ou indisponibilité des pièces, de la personne en charge de ces questions, non accès aux locaux pour cause de fermeture, …) ;

Lorsque les coûts sont à charge du Cocontractant, Recupel émettra une facture de 1.800 EUR.

En principe, le contrôle se limite aux périodes non encore contrôlées.

Lorsque des points précis demandent encore un suivi sur base des éléments dégagés lors d'un précédent contrôle, les périodes déjà contrôlées précédemment seront à nouveau contrôlées (sur des points bien précis).
Recupel n'exercera pas de contrôle pour les périodes prescrites, soit après sept années.
A compter de 2009, il n'y aura, par exemple, plus de contrôle pour l'année 2001.

Dans des cas bien spécifiques, repris dans la Convention d'Adhésion, le délai de prescription est allongé et Recupel conserve ainsi le droit pour exercer un contrôle.

L'application du montant total minimum et/ou maximum n'a aucun impact sur la façon dont vous déclarez vos appareils professionnels avec une cotisation administrative. Chaque trimestre (période) vous continuez à déclarer le nombre exact de quantité PRO ainsi que le poids.

Attribution d'un groupe:

Le principe de base est qu'au début de chaque année, après la clôture du 4ième trimestre, Recupel vous attribue un groupe, basé sur le nombre de pièces déclarées durant l'année écoulée X les cotisations PRO de l'année en cours.
-          Groupe A: les membres qui ont déclaré jusqu'à 100 euro pour le PRO
-          Groupe B: les membres qui ont déclaré entre > 100 euro et 10 000 euro pour le PRO
-          Groupe C: les membres qui déclarent > 10 000 euro pour le PRO
Le montant minimum s'élève à 100 euro et le montant maximum s'élève à 10.000 euro par membre et ce depuis le 1 janvier 2012.

Les nouveaux membres pour les appareils professionnels avec cotisation administrative, sont affectés dans un groupe au moyen d'un questionnaire.

Cliquez ici pour plus d'informations sur la facturation des appareils professionnels (PRO) avec une cotisation administrative avec l'application d'un montant total minimum et/ou maximum.