Sur la base des déclarations périodiques, Recupel calcule le montant des cotisations Recupel qui sont dues par le producteur ou l'importateur ainsi que les montants des cotisations Recupel à restituer.

En principe, (si vous effectuez vos déclarations dans les délais), vous êtes facturé à la fin du mois au cours duquel vous avez introduit votre déclaration.

Si vous n’introduisez pas votre déclaration périodique dans les temps, Recupel émettra automatiquement une déclaration forfaitaire à la fin du mois où normalement vous auriez dû introduire votre déclaration, calculée sur la base de cette déclaration pour les trois derniers mois et majoré d’une amende de 25%. Vous avez ensuite 20 jours pour corriger cette déclaration forfaitaire. Après ces 20 jours, une facture, corrigée ou non, sera établi par Recupel sur la base de la déclaration forfaitaire.

Pour des raisons de confidentialité des données communiquées, les déclarations sont traitées au sein d'un système "Black box".
Un contrôle externe relatif à la garantie de cette confidentialité parmi les collaborateurs de ce département, est régulièrement effectué. Pour encore mieux garantir la confidentialité, chaque collaborateur signe un contrat de confidentialité. Ce département fait également l’objet de contrôles internes et externes.

Début 2007 Recupel a démarré le système de facturation électronique. Cela signifie que votre facture vous est procurée par voie électronique via une organisation certifiée, reconnue par les Autorités ce qui garantit la validité de votre document. Ce document est considéré comme l’original.

Cependant, vous avez la possibilité de continuer à recevoir vos factures sur papier en demandant votre désactivation. Vous devez formuler une demande écrite à Recupel et vos factures vous seront envoyées sur papier.
Le cas échéant, une participation de 1,5 EUR peut être portée en compte pour les frais administratifs.

Les secteurs AV et ICT ont décidé de travailler avec une facture maximale à l'occasion du lancement du système professionnel. Pour 2007, le montant a été fixé à 5.000 euros.
À partir du moment où un membre dépasse ce plafond, il n'y aura plus de facturation supplémentaire pendant cette année calendrier.
Si une entreprise introduit des déclarations aussi bien pour des appareils professionnels des secteurs AV qu'ICT, en cas de dépassement du plafond de 5.000 euros, la facture sera établie pour le secteur dont le solde présente le plus grand dépassement.

Ce règlement a par la suite été adapté.
Le montant de la facture maximale a été abaissé dès janvier 2008 à 2.500 euros et est applicable pour une période de 6 mois. Ensuite, à partir de juillet 2008, plus aucune exonération ne sera d'application.

• Pour le groupe A, une facture unique est établie après la déclaration du 4ème trimestre (période 12) sur base de la somme des quantités PRO déclarées pour les 4 trimestres, avec un total annuel minimum de 100 euro hors TVA. Le montant total minimum de 100 euro ne sera pas facturé, si le total des quantités déclarées pour l'année est nihil.
• Pour le groupe B, une facture pour les 1ier, 2ième et 3ième trimestres sera établie sur base des quantités PRO déclarées dans l'application de déclaration. Lors de la facturation du 4ième trimestre (période 12) nous prendrons en compte le montant, plafonné à 10.000 hors TVA.
• Pour le groupe C, des factures forfaitaires PRO de 2.500 euro seront établies pour les 3 premiers trimestres. Le dernier trimestre prendra en compte les quantités exactes déclarées et un décompte sera effectué avec un maximum de 2.500 euro hors TVA. Via le portail, également utilisé pour introduire vos déclarations Recupel, vous avez la possibilité de consulter votre affectation à un groupe à la page « Mon profil ».

En principe, tant l'adhésion que les services ultérieurs de Recupel sont gratuits. Cependant, si vous n'utilisez pas le système de facturation par voie électronique, une participation aux frais administratifs peut vous être demandée pour le traitement de ces factures. Depuis janvier 2007, une participation administrative de 1,5 EUR hors TVA. peut être demandée pour le traitement des factures qui sont obtenues autrement (par exemple par courrier ou par fax) que par voie électronique. Cette participation est à payer par catégorie WEEE pour laquelle vous vous êtes affilié. Par exemple, vous êtes affilié pour les groupes de produits 01.08.01 (Appareils de réfrigération et de congélation domestiques) et 01.08.51 (Gros blanc professionnel) dans la catégorie WEEE 1 (Gros appareils ménagers), et pour le groupe de produits 03.08.01 (Moniteurs) dans la catégorie WEEE 3 (Equipements informatiques et de télécommunication), et vous n'utilisez pas le système de facturation électronique pour le mois de janvier 2008, cela signifie alors que pour ce mois vous devrez éventuellement payer deux fois une intervention aux frais administratifs.

Lors de la facturation, Recupel procède à un règlement net

• des cotisations Recupel à payer et
• de la restitution des cotisations Recupel.

Vous recevrez donc soit une facture, soit une note de crédit. La restitution n'est pas applicable pour les appareils avec cotisation administrative!

Si vous introduisez votre déclaration périodique dans les temps, vous recevrez une facture à la fin du mois pour lequel vous avez déclaré - échéance à 30 jours - à partir de la date de facture.

Si vous n'introduisez pas votre déclaration dans les temps, Recupel établira une déclaration forfaitaire à la fin du mois. Vous pourrez corriger cette déclaration forfaitaire, mais celle-ci entrainera de toute façon une facture le 20 du mois suivant, avec échéance à 10 jours à partir de la date de facture.

La facturation relative aux déclarations périodiques a lieu à la fin du mois au cours duquel cette déclaration a été rentrée.

Si l'importateur ou le producteur n'a pas transmis sa déclaration périodique ou l'a transmise en retard, les cotisations Recupel dont il est redevable sont calculées par Recupel de façon forfaitaire sur la base d'une moyenne des trois dernières déclarations mensuelles ou de la dernière déclaration trimestrielle disponibles, majorée de 25 %.

En pratique, Recupel rembourse une ou plusieurs note(s) de crédit lorsque le montant de restitution des cotisations Recupel est supérieur à 500,00 EUR (hors TVA).
Ceci se fait sur base trimestrielle. Le remboursement se fait après contrôle par Recupel. Recupel se réserve le droit de demander aux cocontractants de prouver la demande de remboursement par l'envoi de copies des factures, documents d'exportation,...

Le remboursement des cotisations Recupel inférieur à 500 EUR se fait annuellement.

La facturation relative à l'état récapitulatif annuel a lieu, à condition de rentrer ce dernier à temps, au plus tard fin juillet. Si toutefois l'état récapitulatif annuel est transmis en retard, la facturation aura lieu trimestriellement à compter de la date du dépôt.

Tout paiement effectué par l'importateur ou le producteur se fait au moyen d'un virement sur le compte en banque figurant sur la facture.
La facture doit être honorée dans les trente jours calendrier à compter de la date indiquée sur la facture, à moins qu'il ne s'agisse d'une facture établie selon la procédure de déclaration forfaitaire, pour laquelle un délai de paiement de dix jours est d'application.
Si la facture n'est pas réglée dans ce délai, l'importateur ou le producteur est redevable, de plein droit et sans une quelconque mise en demeure, d'un intérêt de retard (égal au taux d'intérêt légal) à Recupel sur les montants dus.
En cas de crédit, Recupel verse le montant auquel l'importateur ou le producteur a droit sur le compte en banque indiqué par cet importateur ou ce producteur.

Recupel porte en compte des intérêts de retard calculés en fonction des taux d'intérêts légaux, fixés par le Code civil.

Ce taux d'intérêt est actuellement de 7% par an.