S'inscrire en tant que gestionnaire d'une place de marché en ligne

Concrètement, vous devez d'abord vous inscrire en tant que place de marché en ligne auprès de Recupel. Ceci n'est possible que si :

• vous disposez d'une succursale belge et d'un numéro de TVA belge;

• ou, pour les places de marché en ligne situé à l’étranger, si vous avez désigné un mandataire localisé en Belgique, car cela est également requis par la réglementation européenne et belge.

Une Convention d’adhésion doit ensuite être signée, qui reprend les obligations entre la place de marché en ligne et Recupel.

La procédure de connexion expliquée, pas à pas

Ci-dessous, nous parcourons plus en détail la procédure d’affiliation et les documents nécessaires que vous devez fournir si vous souhaitez rejoindre Recupel en tant que place de marché en ligne :

• Vous faites une demande d’affiliation en tant que place de marché en ligne et confirmez les coordonnées de l'entreprise, les personnes de contact et les catégories de produits pour lesquelles vous souhaitez vous connecter en envoyant la lettre de confirmation signée à Recupel.
• Après réception de la demande d’affiliation, Recupel vous contactera pour :
  • vérifier votre demande d’affiliation en tant que place de marché en ligne
  • demander les coordonnées de la personne autorisée à signer la Convention d’adhésion
  • demander les coordonnées du mandataire s’il est situé à l’étranger
  • demander la liste des vendeurs (nom et numéro de TVA) pour lesquels vous assumez la REP
• Vous recevrez un e-mail avec la Convention d’adhésion en vous demandant de la signer pour accord via la plateforme de signature en ligne utilisée par Recupel
• Vous recevrez ensuite un e-mail avec votre nom d'utilisateur et un lien pour choisir un mot de passe afin d'accéder au portail de déclaration en ligne de Recupel.

• Dans la déclaration trimestrielle vous confirmez par catégorie de produits, les quantités d'EEE mises sur le marché belge et restituées et, si demandé, le poids (appareils professionnels), pour tous les vendeurs actifs sur la plateforme de vente pour laquelle vous reprenez la REP. A chaque déclaration trimestrielle, vous ajoutez en pièce jointe la liste (Excel ou PDF) de tous les vendeurs, en mentionnant le nom et le numéro de TVA.
• La déclaration contient deux colonnes  :
  • Appareil mis sur le marché : vous indiquez ici par catégorie de produits le nombre total d'appareils domestiques et professionnels qui ont été importés par tous les vendeurs pour lesquels vous assumez la REP et qui sont destinés au marché belge.
  • Restitution : vous demandez ici pour le nombre total d’appareils retournés à l'étranger par les consommateurs ou les utilisateurs finaux, le remboursement des cotisations Recupel que vous avez déjà payées à Recupel (par exemple dans le cadre du droit de rétractation légal ou de la politique de retour du vendeur).
• Les quantités confirmées par catégorie de produit sont facturées sur base des cotisations Recupel indiquées sur la liste d’appareil en vigueur au moment de la vente.
• Au moins une fois par an et à la demande de Recupel, vous devez fournir une liste détaillant les quantités vendues en Belgique par catégorie et par vendeur pour lequel vous reprenez la REP.
• Chaque année en janvier, vous devez déclarer les déchets EEE retirés du marché dans le rapport DEEE.

Le gestionnaire d'une place de marché en ligne doit informer les vendeurs actifs sur sa plateforme de vente qu'ils sont tenus d'indiquer au moins sur leurs factures aux utilisateurs finaux/consommateurs que la cotisation Recupel a été payée pour les appareils concernés et qu'elle est incluse dans le prix en mentionnant « Cotisation Recupel incluse ». 

Ce message « Cotisation Recupel incluse » doit être indiqué de manière transparente sur tout moyen de communication où est indiqué le prix d'un appareil effectivement acheté par le consommateur/utilisateur final.

Vous ne pouvez assumer la REP des vendeurs qui proposent du matériel EEE via votre plateforme de vente que pour la vente directe aux particuliers ou aux consommateurs finaux en Belgique. En tant que gestionnaire d'une place de marché en ligne, vous n'êtes pas tenu de déclarer les ventes à des revendeurs ou distributeurs ni les ventes en dehors de la Belgique. 

Si, en tant que gestionnaire d'un marché en ligne, vous êtes également producteur et que vous vendez également du matériel EEE en Belgique en votre propre nom, vous devez soumettre une affiliation séparée en tant que producteur/importateur auprès de Recupel.

La demande d’affiliation en tant que « place de marché en ligne » n'est prévue que lorsque vous assumez la REP pour les vendeurs actifs en Belgique via votre plateforme de vente.

Recupel vérifie régulièrement les déclarations trimestrielles de tous ses membres, y compris les places de marché en ligne. Par exemple, après avoir soumis une déclaration, vous pouvez être contacté pour savoir si les quantités déclarées sont correctes et si les bonnes catégories de produits ont été appliquées. Recupel vérifie également la liste des vendeurs ajoutée aux déclarations trimestrielles.  Ceci afin d'éviter les doubles déclarations.

Un contrôle plus approfondi peut être planifié en concertation avec la place de marché en ligne. Recupel effectuera un contrôle plus approfondi, entre autres sur :

• la méthode pour vérifier les vendeurs actifs sur la plateforme de vente et leur affiliation à Recupel
• la méthode pour lier les articles aux catégories de produits correctes de la liste d’appareil Recupel
• la méthode de calcul des quantités à déclarer pour tous les vendeurs pour lesquels la REP est reprise
• la liste avec le détail des quantités vendues en Belgique par catégorie et par vendeur pour lesquels la REP est reprise

Vous pouvez retrouver plus d'informations dans la Convention d'adhésion - article 6. La vérification et le traitement des documents reçus sont toujours confidentiels. Recupel ne communique aux autorités que les déclarations consolidées de tous ses membres.

La nouvelle législation entrera en vigueur le 29.03.2025 et, en tant que place de marché en ligne, vous pourrez également assumer la REP à partir de cette date, si vous le souhaitez. Il n’y a aucune obligation pour les places de marché en ligne de le faire pour les périodes antérieures au 29.03.2025. Recupel peut contacter les vendeurs pour régulariser rétroactivement s'ils ont également vendu des EEE sur le marché belge avant le 29.03.2025 sans affiliation auprès de Recupel ou avec un plan individuel de gestion des déchets.

Les dérogations à ce qui précède doivent toujours être faites avec l'accord de Recupel.