Registreren als beheerder van een online marktplaats

Concreet moet je allereerst registreren als online marktplaats bij Recupel. Dit kan enkel indien je:

• over een Belgische vestiging en Belgisch BTW nummer beschikt;

• of, voor buitenlandse online marktplaatsen, indien je een gevolmachtigde met een Belgische vestiging hebt aangeduid, zoals dit ook verplicht is volgens de Europese en Belgische regelgeving. 

Vervolgens moet er een Toetredingsovereenkomst worden ondertekend die de verbintenissen tussen de online marktplaats en Recupel vastlegt.

De aansluitingsprocedure uitgelegd, stap voor stap

We overlopen hieronder meer gedetailleerd de aansluitingsprocedure en de nodige documenten die je moet bezorgen als je als online marktplaats wil aansluiten bij Recupel:

• Je dient een aanvraag tot aansluiting als online marktplaats in en bevestigt de bedrijfsgegevens, contactpersonen en productcategorieën waarvoor je wenst aan te sluiten door de bevestigingsbrief ondertekend naar Recupel te sturen.
• Na ontvangst van de aanvraag tot aansluiting zal Recupel je contacteren om:
  • je aanvraag tot aansluiting als online marktplaats te verifiëren
  • de gegevens van de persoon gemachtigd om de Toetredingsovereenkomst te ondertekenen op te vragen
  • de gegevens van de gevolmachtigde op te vragen indien gevestigd in het buitenland
  • een lijst van de verkopers (naam en BTW- nummer) waarvoor je instaat voor de UPV op te vragen
• Je ontvangt een e-mail met de Toetredingsovereenkomst en ondertekent de overeenkomst via het online ondertekenplatform dat door Recupel wordt gebruikt
• Je ontvangt een e-mail met de door beide partijen ondertekende overeenkomst.
• Je ontvangt vervolgens een e-mail met je gebruikersnaam en een link om een paswoord aan te maken om toegang te krijgen tot het online aangifte-portaal van Recupel.

• Je bevestigt in de kwartaalaangifte per productcategorie de aantallen op de Belgische markt gebrachte en teruggestuurde stuks EEA en indien gevraagd het gewicht (professionele apparaten), voor alle verkopers actief op het verkoopplatform waarvoor je de UPV overneemt. Bij elke kwartaalaangifte voeg je als bijlage de lijst (Excel of PDF) toe van alle verkopers met vermelding van bedrijfsnaam en BTW-nummer.
• De aangifte bevat twee kolommen:
  • Apparaat op de markt gebracht: hier geef je per productcategorie het totaal aantal huishoudelijke en professionele apparaten aan, die door al de verkopers waarvoor je instaat voor de UPV zijn ingevoerd en bestemd zijn voor de Belgische markt.
  • Teruggaaf: hier vraag je voor het totaal aantal door de consumenten of eindgebruikers naar het buitenland teruggestuurde toestellen een teruggave van de Recupel-bijdragen die je reeds op deze toestellen betaalde aan Recupel (bv. in het kader van de wettelijke herroepingsrecht of de ‘return policy’ van de verkoper).
• De aangegeven aantallen per productcategorie worden gefactureerd op basis van de Recupel-bijdragen vermeld op de apparatenlijst van toepassing op het moment van verkoop.
• Minstens één keer per jaar dien je op vraag van Recupel een lijst te bezorgen met het detail van de verkochte aantallen in België per categorie en per verkoper waarvoor je de UPV overneemt.
• Jaarlijks in januari dien je de teruggenomen afgedankte EEA die uit de markt worden gehaald, aan te geven in het WEEE-report.

De beheerder van een online marktplaats dient de verkopers die actief zijn op zijn online marktplaats te informeren dat ze verplicht zijn om op hun facturen naar eindgebruikers/consumenten toe minimaal aan te geven dat de Recupel-bijdrage werd betaald voor de betrokken toestellen en dat deze inbegrepen is in de prijs via de melding “Recupel-bijdrage inclusief”. 

Deze melding “Recupel-bijdrage inclusief” dient transparant vermeld te worden op elk communicatiemiddel, waar de prijs wordt vermeld van een toestel effectief aangekocht door de consument/eindgebruiker.

Je kan enkel voor de rechtstreekse verkoop aan particulieren of eindconsumenten in België instaan voor de UPV van de verkopers die elektro aanbieden via je verkoopplatform. Je moet als beheerder van een online marktplaats de verkoop aan doorverkopers of distributeurs en de verkoop buiten België niet aangeven. 

Ben je zelf, als beheerder van een online marktplaats, ook producent en verkoop je in eigen naam ook elektro in België, dan dien je een aparte aansluiting in orde te brengen als producent/invoerder bij Recupel.

De aansluiting als ‘online marktplaats’ is enkel bedoeld indien je wenst in te staan voor de UPV voor de verkopers die via je verkoopplatform in België actief zijn.

Recupel voert op regelmatige basis controles uit op de kwartaalaangiftes van al haar leden en dus ook bij de online marktplaatsen. Zo kan je na het indienen van een aangifte gecontacteerd worden om na te vragen of de aantallen correct zijn, en of de juiste productcategorieën werden toegepast. Recupel voert ook een controle uit op de lijst van verkopers toegevoegd aan de kwartaalaangiftes. Dit om dubbele aangiftes te voorkomen.

Een meer uitgebreide controle kan worden ingepland in samenspraak met de online marktplaats. Bij dit type controle zal Recupel een diepgaandere controle uitvoeren op onder andere:

• de methode om de verkopers actief op het verkoopplatform op hun aansluiting bij Recupel te controleren
• de methode om de artikelen te koppelen aan juiste productcategorieën van de Recupel-apparatenlijst
• de methode om de aan te geven aantallen te berekenen voor alle verkopers waarvoor de UPV wordt overgenomen
• de lijst met het detail van de verkochte aantallen in België per categorie en per verkoper waarvoor de UPV wordt overgenomen

Meer informatie kan je nalezen in de Toetredingsovereenkomst onder artikel 6. De controle en het behandelen van de ontvangen documenten gebeurt steeds confidentieel. Recupel rapporteert enkel geconsolideerde aangiften van al haar leden naar de overheden toe.

De nieuwe wetgeving gaat in vanaf 29.03.2025 en je kan als online marktplaats vanaf die datum dan ook instaan voor de UPV als je dat wil. Er bestaat geen verplichting voor de online marktplaatsen om dit te doen voor periodes voorafgaand aan 29.03.2025. Recupel kan de verkopers contacteren om retroactief aan te geven indien zij voor 29.03.2025 ook al EEA op de Belgische markt verkochten zonder aansluiting bij Recupel of individueel afvalbeheersplan. 

Afwijkingen op bovenstaande dienen steeds met akkoord van Recupel te gebeuren.