Op basis van de periodieke aangiften berekent Recupel vzw het bedrag van Recupel-bijdragen die de invoerder of producent moet betalen dan wel het bedrag van Recupel-bijdragen dat moet terugbetaald worden.

In principe (indien u tijdig uw periodieke aangifte indient) wordt u gefactureerd aan het einde van de maand waarin u uw aangifte indiende.


Indien u uw periodieke aangifte niet tijdig indient, stelt Recupel vzw automatisch een forfaitaire aangifte op aan het einde van de maand waarin u normaal uw aangifte moest indienen en dit op basis van het gemiddelde van aangifte voor de laatste drie maanden, vermeerderd met een boete van 25%. U hebt vervolgens 20 dagen om de forfaitaire aangifte te verbeteren. Na deze 20 dagen wordt op basis van deze al dan niet gecorrigeerde aangifte een factuur opgesteld door Recupel.

Omwille van de confidentialiteit van de meegedeelde gegevens worden de aangiften behandeld binnen een "Black box"-afdeling.
Op de waarborging van de confidentialiteit binnen de aangestelden van dit departement wordt regelmatig een externe controle uitgevoerd. Om deze confidentialiteit verder te waarborgen tekent elke medewerker van deze afdeling een confidentialiteitsovereenkomst. Deze afdeling is ook regelmatig het voorwerp van zowel interne als externe controles.

Recupel voerde begin 2007 een systeem van elektronische facturatie in. Dit betekent dat u factuur u elektronisch bezorgd wordt via een gecertifieerde organisatie, erkend door de overheden waardoor de geldigheid van uw document gewaarborgd is. Dit document wordt als origineel beschouwd.

Indien u uw facturen echter op papier wenst te ontvangen kan u zich hiervoor uitschrijven. U dient uw vraag schriftelijk te stellen aan Recupel vzw waarna u uw facturen op papier kunt ontvangen.
In voorkomend geval kan een bijdrage in de administratiekosten van 1,5 EUR excl. BTW per factuur aangerekend worden

De sectoren AV en ICT hebben er bij de opstart van het professionele systeem voor geopteerd met een maximumfactuur te werken. Voor 2007 is de bedrag ingesteld op 5.000 euro.
Eenmaal die grens door een lid overschreden wordt, zal er in dat kalenderjaar geen bijkomende facturatie meer gebeuren.
Indien een bedrijf zowel professionele toestellen voor AV als voor ICT declareert zal bij het overschrijden van de 5.000 euro grens de factuur opgesteld worden voor die sector die bij het overschrijden het grootste bedrag heeft.

Deze regeling werd nadien aangepast.
Het bedrag van de maximumfactuur wordt vanaf januari 2008 verlaagd naar 2.500 euro, dit bedrag is van toepassing voor een periode van 6 maanden. Nadien, vanaf juli 2008 zal er geen vrijstelling meer zijn.

Op basis van het actueel geldende minimum en maximum totaalbedrag, onderscheiden we drie groepen:

- Groep A: leden die tot 100 euro Pro gedeclareerd hebben
- Groep B: leden die tussen >100 euro en 10.000 euro Pro gedeclareerd hebben
- Groep C: leden die > 10.000 euro Pro gedeclareerd hebben

Pro facturatie op basis van groepstoewijzing:

• Voor groep A wordt een éénmalige jaarlijkse factuur opgemaakt na de aangifte voor kwartaal 4 (periode 12) op basis van de som van de gedeclareerde aantallen Pro over de 4 kwartalen, met een minimum jaarbedrag van 100 euro, exclusief BTW. Deze minimumbijdrage van 100 euro wordt uiteraard niet gefactureerd indien het totaal aantal gedeclareerde stuks over dat jaar nihil zou zijn.
• Voor groep B gebeurt de facturatie voor de kwartalen 1, 2 en 3 op basis van de door u gedeclareerde aantallen Pro in de aangifteapplicatie. Bij de facturatie van het vierde kwartaal (periode 12) zal rekening worden gehouden met het Pro-plafond van 10.000 euro, exclusief BTW.
• Voor groep C wordt voor de eerste 3 kwartalen een forfaitaire PRO kwartaal factuur van 2.500 euro opgemaakt. Het laatste kwartaal, rekening houdend met de opgegeven aantallen, zal een afrekening plaats vinden met een maximum van 2.500 euro, exclusief BTW.
  Via het portaal dat wordt gebruikt om de Recupel aangifte in te dienen kunt u op de pagina "mijn gegevens" uw eigen groepsindeling consulteren.

Zowel de aansluiting als de verdere dienstverlening van Recupel zijn in principe gratis. Indien u evenwel geen gebruik maakt van de elektronische facturatie, kan een bijdrage in de administratieve kosten van verwerking ervan aangerekend worden. Sinds januari 2007 kan voor de verwerking van facturen die niet via het elektronisch facturatiesysteem worden ingediend (bijvoorbeeld per post of per fax) een administratieve bijdrage van 1,5 EUR excl. BTW worden aangerekend. Deze bijdrage is verschuldigd per WEEE-categorie waarvoor u aangesloten bent. Bijvoorbeeld: u bent aangesloten voor de productgroepen 01.08.01 (Huishoudelijke koel- en vriesapparaten) en 01.08.51 (Professioneel groot witgoed) in de WEEE-categorie 1 (Grote Huishoudelijke Apparaten) en voor de productgroep 03.08.01 (Monitoren) in de WEEE-categorie 3 (IT- en telecommunicatieapparatuur)en maakt geen gebruik van het elektronisch facturatiesysteem voor de maand januari 2008, dan betekent dit dat u voor deze maand tweemaal een administratieve bijdrage in de kosten kan aangerekend worden.

Bij de facturatie maakt Recupel een netto-afrekening van

• de te betalen Recupel-bijdragen en
• de teruggave van Recupel-bijdragen.

U zal dus ofwel een factuur, ofwel een kredietnota ontvangen. Teruggave is niet mogelijk voor toestellen met een administratieve bijdrage!

Indien u tijdig uw periodieke aangifte indient ontvangt u aan het einde van de maand waarin u uw aangifte indiende uw factuur met vervaldag op 30 dagen te rekenen vanaf factuurdatum.

Indien u uw periodieke aangifte niet tijdig indient, stelt Recupel vzw automatisch een forfaitaire aangifte op aan het einde van de maand. Deze forfaitaire aangifte kan u corrigeren maar leidt in elk geval tot een factuur op de 20ste dag van de volgende maand met een vervaldag op 10 dagen te tellen vanaf factuurdatum.

De facturatie naar aanleiding van de periodieke aangiften gebeurt op het einde van de maand waarin deze aangifte werd ingediend.

Indien de invoerder of producent zijn periodieke aangifte niet of niet tijdig meedeelde, worden de verschuldigde Recupel-bijdragen forfaitair door Recupel berekend op basis van het gemiddelde van de drie laatst beschikbare maandaangiften of de laatste trimestriële aangifte, vermeerderd met 25%.

In de praktijk betaalt Recupel een of meerdere creditnota's terug wanneer het bedrag van de teruggave 500,00 EUR (excl. BTW) overstijgt. Dit gebeurt driemaandelijks.
De terugbetaling gebeurt na controle door Recupel, die zich het recht voorbehoudt de medecontractanten te vragen het verzoek tot teruggave te staven door het toezenden van kopies van facturen, uitvoerdocumenten, ...
De teruggave van Recupel-bijdragen kleiner dan 500 EUR gebeurt jaarlijks.

De facturatie naar aanleiding van de jaarlijkse verzamelstaat gebeurt, mits tijdige indiening, ten laatste op eind juli.
Indien de jaarlijkse verzamelstaat echter laattijdig wordt ingediend, gebeurt de facturatie driemaandelijks na de datum van indiening.

Elke betaling door de invoerder of producent gebeurt door middel van een overschrijving op de bankrekening vermeld op de factuur.
De factuur moet voldaan worden binnen de dertig kalenderdagen te rekenen vanaf de datum vermeld op de factuur, behoudens indien het een factuur betreft opgemaakt ingevolge de forfaitaire aangifteprocedure, waarvoor een betalingstermijn van 10 dagen geldt.
Indien de factuur niet binnen deze termijn wordt betaald, is de invoerder of producent, van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling, verwijlinterest (gelijk aan de wettelijke interestvoet) verschuldigd aan Recupel op de verschuldigde bedragen.
Ingeval van creditering stort Recupel het bedrag waarop de invoerder of producent recht heeft op de bankrekening opgegeven door deze invoerder of producent.

Recupel berekent nalatigheidsinteresten tegen de wettelijke interestvoet, bedoeld in het Burgerlijk Wetboek.

Momenteel bedraagt deze interestvoet 7% per jaar.